Formlegt og óformlegt ferli í úttektum á eineltis- og áreitnimálum á vinnustöðum Andri Hrafn Sigurðsson skrifar 30. ágúst 2023 13:31 Formlegt ferli og óformlegt ferli, hvað þýðir þetta? Flest hafa eflaust heyrt um formlega málsmeðferð þegar farið er af stað með athugun á því hvort tilkynning eða kvörtun falli undir skilgreiningar á einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Formleg kvörtun getur verið skrifleg eða tilkynnt í samtali við stjórnanda eða mannauðsfólk. Í kjölfarið er viðkomandi starfsmanni tilkynnt um að formlegt ferli sé hafið. Í slíku ferli eru málsatvik könnuð og niðurstaða fengin, annað hvort innanhúss eða með aðstoð utanaðkomandi fagaðila. Önnur leið sem vinnustaðir bjóða gjarnan upp á er óformlegt ferli. Sú leið verður oftast fyrir valinu óski starfsmaður eftir trúnaði um kvörtunina eða þegar stjórnendur bregðast við án tilkynningar. Sé kvörtun óformleg felur hún ekki í sér sjálfkrafa úttekt á kvörtuninni. Þá ber vinnustaðnum eða þeim sem taka á móti kvörtuninni að taka afstöðu til þess hvort heimilt sé að verða við því skv. lögum. Ef unnt er að verða við ósk um óformlega málsmeðferð er hafist handa við að afla upplýsinga og veita stuðning, grípa til viðeigandi aðgerða í samráði við þann sem kvartar og tryggja eftirfylgni. Ef sá sem kvartar óskar eftir trúnaði og þess að vinnustaðurinn aðhafist ekki frekar, setur það stjórnendur í erfiðri stöðu, hvað á að gera við kvörtunina? Samkvæmt lögum bera stjórnendur og starfsfólk sameiginlega ábyrgð á að skapa og ýta undir jákvæða vinnustaðamenningu, þar sem fólki líður vel og gagnkvæm virðing ríkir. Stjórnendum ber að tryggja vinnuaðstæður sem lágmarka hættu á einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Fjallað er um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi á vinnustöðum (skammstafað EKKO) í reglugerð nr. 1009 frá 2015, tengt lögum um hollustuhætti á vinnustöðum nr. 46 frá 1980. Samtal og skilningur stjórnenda gagnvart starfsfólki sínu getur haft mikil áhrif á þann farveg sem kvörtun þolanda fer í. En einnig getur slíkt samtal bætt líðan, skapað öryggi og aðstoðað starfsfólk við að takast á við starfið og samskiptin á vinnustaðnum. Það er mikilvægt að stjórnendur bregðist við af festu þegar starfsfólk kvartar undan slíkum málum á vinnustaðnum og að það komi kvörtunum í réttan farveg. Slíkt eykur traust starfsfólks gagnvart vinnustaðnum auk þess sem það upplifir stuðning og bakland sinna stjórnenda. Þá treystir starfsmaðurinn því að hann hafi ákveðið bakland og stuðning, en fyrst og fremst að á hann sé hlustað. Það getur reynst snúið fyrir stjórnanda ef starfsmaður kvartar undan einelti en vill ekki koma fram undir nafni. Með hvaða hætti á þá að vinna málið áfram og eiga samtal við meintan geranda eða gerendur. Mér er minnisstætt þegar stjórnandi sagði við mig: ,,Þetta var erfið staða því ég þurfti að gera viðkomandi starfsmanni grein fyrir því að ef hann kæmi ekki fram undir nafni og ef ég mætti ekki taka málið áfram, væri í raun eins og viðkomandi starfsmaður hafi aldrei kvartað.“ Stjórnendum ber skylda til að bregðast við kvörtunum, sama í hvaða formi þær berast og þannig hlúa að starfsfólki og bættum starfsanda. Markmið með vinnuverndarlögum er að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi og reglugerð 1009/2015 kveður enn frekar á um mikilvægi góðra sálfélagslegra vinnuaðstæðna. Til að stuðla að því er mikilvægt að formfast verklag sé til staðar sem öllum er ljóst á vinnustaðnum. Sér í lagi að starfsfólk sé meðvitað og upplýst um verklagsreglur varðandi einelti, kynferðislega og kynbundna áreitni og ofbeldi. Dagana 11.-13. október 2023 mun Líf og sál í samstarfi við prófessor Ståle Einarsen halda vinnustofu um hvernig má nálgast og bregðast við kvörtunum með faglegum hætti. Hefur þeirri nálgun verið snarað á íslensku sem staðreyndarannsókn. Vinnustofan er einkum ætluð stjórnendum og mannauðsfólki. Ståle Einarsen hefur birt fjölda greina og skrifað bækur um einelti og áreitni á vinnustöðum s.l. tuttugu ár. Þekktust er bókin Bullying and Harassment at the Workplace, en sú bók var gefin út í þriðja sinn árið 2020. Ståle stýrir hópi fagfólks sem rannsakar einelti á vinnustöðum við Bergen háskóla. Hann er einnig stofnfélagi International Association on Workplace Bullying and Harassment. Með Ståle koma hans nánustu samstarfsfélagar í rannsóknum og námskeiðshaldi, Karin Einarsen sem einnig er fræðimaður á þessi sviði í Bergen og Helge Hohe prófessor emeritus við háskólann í Manchester. Má segja að þessi hópur sé fremstur á Vesturlöndum í rannsóknum og kennslu í fræðunum. Þau hafa haldið fjölda námskeiða og fyrirlestra víðsvegar um lönd fyrir mannauðsfólk og úttektaraðila um sína nálgun. Starfsfólk Lífs og sálar hélt vinnustofu ásamt þessum frábæru fræðimönnum í vor ásamt góðum hópi mannauðsfólks og nú er komið að því að leyfa fleirum að njóta og fræðast um nýjustu rannsóknir og vinnubrögð í þessum málum. Það er mikilvægt að vandað sé til verka komi upp grunur eða kvartanir um einelti og áreitni. Með vönduðum vinnubrögðum má tryggja að málin séu sett í farveg þar sem gætt er hlutleysis og fagmennsku í nálgun og úrvinnslu. Höfundur er sálfræðingur hjá Líf og sál sálfræði- og ráðgjafastofu. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Vinnustaðurinn Vinnustaðamenning Athugið. Vísir hvetur lesendur til að skiptast á skoðunum. Allar athugasemdir eru á ábyrgð þeirra er þær rita. Lesendur skulu halda sig við málefnalega og hófstillta umræðu og áskilur Vísir sér rétt til að fjarlægja ummæli og/eða umræðu sem fer út fyrir þau mörk. Vísir mun loka á aðgang þeirra sem tjá sig ekki undir eigin nafni eða gerast ítrekað brotlegir við ofangreindar umgengnisreglur. Mest lesið Heilbrigðiskerfi Íslands - Tími fyrir lausnir! Victor Gudmundsson Skoðun Hvers vegna þurfti að farga bókinni? Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Banvænt aðgerðarleysi Tómas A. Tómasson Skoðun Menntamorð Ingólfur Gíslason Skoðun Hjarta umhverfismála Margrét Júlía Rafnsdóttir Skoðun Katrín kann sig Aðalheiður Björk Olgudóttir Skoðun Ísland hástökkvari í málefnum hinsegin fólks Guðmundur Ingi Guðbrandsson Skoðun Forseti sem svarar á mannamáli Erna Ástþórsdóttir Skoðun Náttúruminjasafn Íslands má sinna sýningahaldi! Hilmar J. Malmquist Skoðun „Brandarinn er búinn!“ María Heba Þorkelsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun „Brandarinn er búinn!“ María Heba Þorkelsdóttir skrifar Skoðun Katrín kann sig Aðalheiður Björk Olgudóttir skrifar Skoðun Löggæsla er mikilvæg grunnþjónusta við fólkið í landinu Þorbjörg S. Gunnlaugsdóttir skrifar Skoðun Menntamorð Ingólfur Gíslason skrifar Skoðun Náttúruminjasafn Íslands má sinna sýningahaldi! Hilmar J. Malmquist skrifar Skoðun Hvers vegna þurfti að farga bókinni? Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hjarta umhverfismála Margrét Júlía Rafnsdóttir skrifar Skoðun Hugsjónir og fræðimennska – einstakt veganesti Baldurs í embætti forseta Íslands Rannveig Traustadóttir skrifar Skoðun Ísland hástökkvari í málefnum hinsegin fólks Guðmundur Ingi Guðbrandsson skrifar Skoðun Banvænt aðgerðarleysi Tómas A. Tómasson skrifar Skoðun Viltu koma í ferðalag? Guðmundur Björnsson skrifar Skoðun „Ég kýs homma“ Óli Gunnar Gunnarsson skrifar Skoðun Forseti sem svarar á mannamáli Erna Ástþórsdóttir skrifar Skoðun Hugrekki Vilborg Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Afvegaleiðing SFS? Friðleifur Egill Guðmundsson skrifar Skoðun Jón Gnarr fyrir dýraverndina Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Mannréttindastofnun verður að veruleika Jódís Skúladóttir skrifar Skoðun Samstarf við landsbyggðina Sævar Þór Halldórsson skrifar Skoðun Lausnin út í mýri? Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Sigþórsdóttir skrifar Skoðun Takk Ísland fyrir upplýsandi kosningabaráttu! Tómas Ellert Tómasson skrifar Skoðun Forseti sem gefur kjark og von Mamiko Dís Ragnarsdóttir skrifar Skoðun Við unga fólkið viljum fá sæti við borðið Selma Rós Axelsdóttir skrifar Skoðun Heilbrigðiskerfi Íslands - Tími fyrir lausnir! Victor Gudmundsson skrifar Skoðun Offita er langvinnur sjúkdómur Hópur fólks í stjórn Félags fagfólks um offitu skrifar Skoðun Reykjavíkurborg svíkur íbúa Laugardals Grétar Már Axelsson skrifar Skoðun Mynda þurfti ríkisstjórn Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Kletturinn Katrín Júlía Margrét Alexandersdóttir skrifar Skoðun Nýsköpun er svarið Nótt Thorberg skrifar Skoðun Aleinn í heiminum? Lukka Sigurðardóttir,Katrín Harðardóttir ,Margrét Kristín Blöndal skrifar Skoðun Ísland í öðru sæti Regnbogakortsins um réttindi hinsegin fólks Bjarndís Helga Tómasdóttir,Daníel E. Arnarsson skrifar Sjá meira
Formlegt ferli og óformlegt ferli, hvað þýðir þetta? Flest hafa eflaust heyrt um formlega málsmeðferð þegar farið er af stað með athugun á því hvort tilkynning eða kvörtun falli undir skilgreiningar á einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Formleg kvörtun getur verið skrifleg eða tilkynnt í samtali við stjórnanda eða mannauðsfólk. Í kjölfarið er viðkomandi starfsmanni tilkynnt um að formlegt ferli sé hafið. Í slíku ferli eru málsatvik könnuð og niðurstaða fengin, annað hvort innanhúss eða með aðstoð utanaðkomandi fagaðila. Önnur leið sem vinnustaðir bjóða gjarnan upp á er óformlegt ferli. Sú leið verður oftast fyrir valinu óski starfsmaður eftir trúnaði um kvörtunina eða þegar stjórnendur bregðast við án tilkynningar. Sé kvörtun óformleg felur hún ekki í sér sjálfkrafa úttekt á kvörtuninni. Þá ber vinnustaðnum eða þeim sem taka á móti kvörtuninni að taka afstöðu til þess hvort heimilt sé að verða við því skv. lögum. Ef unnt er að verða við ósk um óformlega málsmeðferð er hafist handa við að afla upplýsinga og veita stuðning, grípa til viðeigandi aðgerða í samráði við þann sem kvartar og tryggja eftirfylgni. Ef sá sem kvartar óskar eftir trúnaði og þess að vinnustaðurinn aðhafist ekki frekar, setur það stjórnendur í erfiðri stöðu, hvað á að gera við kvörtunina? Samkvæmt lögum bera stjórnendur og starfsfólk sameiginlega ábyrgð á að skapa og ýta undir jákvæða vinnustaðamenningu, þar sem fólki líður vel og gagnkvæm virðing ríkir. Stjórnendum ber að tryggja vinnuaðstæður sem lágmarka hættu á einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Fjallað er um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi á vinnustöðum (skammstafað EKKO) í reglugerð nr. 1009 frá 2015, tengt lögum um hollustuhætti á vinnustöðum nr. 46 frá 1980. Samtal og skilningur stjórnenda gagnvart starfsfólki sínu getur haft mikil áhrif á þann farveg sem kvörtun þolanda fer í. En einnig getur slíkt samtal bætt líðan, skapað öryggi og aðstoðað starfsfólk við að takast á við starfið og samskiptin á vinnustaðnum. Það er mikilvægt að stjórnendur bregðist við af festu þegar starfsfólk kvartar undan slíkum málum á vinnustaðnum og að það komi kvörtunum í réttan farveg. Slíkt eykur traust starfsfólks gagnvart vinnustaðnum auk þess sem það upplifir stuðning og bakland sinna stjórnenda. Þá treystir starfsmaðurinn því að hann hafi ákveðið bakland og stuðning, en fyrst og fremst að á hann sé hlustað. Það getur reynst snúið fyrir stjórnanda ef starfsmaður kvartar undan einelti en vill ekki koma fram undir nafni. Með hvaða hætti á þá að vinna málið áfram og eiga samtal við meintan geranda eða gerendur. Mér er minnisstætt þegar stjórnandi sagði við mig: ,,Þetta var erfið staða því ég þurfti að gera viðkomandi starfsmanni grein fyrir því að ef hann kæmi ekki fram undir nafni og ef ég mætti ekki taka málið áfram, væri í raun eins og viðkomandi starfsmaður hafi aldrei kvartað.“ Stjórnendum ber skylda til að bregðast við kvörtunum, sama í hvaða formi þær berast og þannig hlúa að starfsfólki og bættum starfsanda. Markmið með vinnuverndarlögum er að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi og reglugerð 1009/2015 kveður enn frekar á um mikilvægi góðra sálfélagslegra vinnuaðstæðna. Til að stuðla að því er mikilvægt að formfast verklag sé til staðar sem öllum er ljóst á vinnustaðnum. Sér í lagi að starfsfólk sé meðvitað og upplýst um verklagsreglur varðandi einelti, kynferðislega og kynbundna áreitni og ofbeldi. Dagana 11.-13. október 2023 mun Líf og sál í samstarfi við prófessor Ståle Einarsen halda vinnustofu um hvernig má nálgast og bregðast við kvörtunum með faglegum hætti. Hefur þeirri nálgun verið snarað á íslensku sem staðreyndarannsókn. Vinnustofan er einkum ætluð stjórnendum og mannauðsfólki. Ståle Einarsen hefur birt fjölda greina og skrifað bækur um einelti og áreitni á vinnustöðum s.l. tuttugu ár. Þekktust er bókin Bullying and Harassment at the Workplace, en sú bók var gefin út í þriðja sinn árið 2020. Ståle stýrir hópi fagfólks sem rannsakar einelti á vinnustöðum við Bergen háskóla. Hann er einnig stofnfélagi International Association on Workplace Bullying and Harassment. Með Ståle koma hans nánustu samstarfsfélagar í rannsóknum og námskeiðshaldi, Karin Einarsen sem einnig er fræðimaður á þessi sviði í Bergen og Helge Hohe prófessor emeritus við háskólann í Manchester. Má segja að þessi hópur sé fremstur á Vesturlöndum í rannsóknum og kennslu í fræðunum. Þau hafa haldið fjölda námskeiða og fyrirlestra víðsvegar um lönd fyrir mannauðsfólk og úttektaraðila um sína nálgun. Starfsfólk Lífs og sálar hélt vinnustofu ásamt þessum frábæru fræðimönnum í vor ásamt góðum hópi mannauðsfólks og nú er komið að því að leyfa fleirum að njóta og fræðast um nýjustu rannsóknir og vinnubrögð í þessum málum. Það er mikilvægt að vandað sé til verka komi upp grunur eða kvartanir um einelti og áreitni. Með vönduðum vinnubrögðum má tryggja að málin séu sett í farveg þar sem gætt er hlutleysis og fagmennsku í nálgun og úrvinnslu. Höfundur er sálfræðingur hjá Líf og sál sálfræði- og ráðgjafastofu.
Skoðun Löggæsla er mikilvæg grunnþjónusta við fólkið í landinu Þorbjörg S. Gunnlaugsdóttir skrifar
Skoðun Hugsjónir og fræðimennska – einstakt veganesti Baldurs í embætti forseta Íslands Rannveig Traustadóttir skrifar
Skoðun Ísland í öðru sæti Regnbogakortsins um réttindi hinsegin fólks Bjarndís Helga Tómasdóttir,Daníel E. Arnarsson skrifar